𝐕𝐈𝐄𝐓𝐎𝐅𝐅𝐈𝐂𝐄 𝐄𝐗𝐏𝐎 𝟐𝟎𝟐𝟒 𝐈𝐍 𝐇𝐀𝐍𝐎𝐈
Thời gian: 22 - 24/05/2024
Địa điểm: Trung tâm Triển lãm quốc tế Hà Nội (ICE) - 91 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội
VĂN PHÒNG KHÔNG GIẤY TỜ - XU HƯỚNG CỦA TƯƠNG LAI
Trong thời đại 4.0, với sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học công nghệ, rất nhiều ý tưởng dùng công nghệ trong văn phòng đã và đang được ứng dụng rộng rãi. Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office) hay Văn phòng điện tử là mô hình làm việc áp dụng các công nghệ tiên tiến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy văn phòng không giấy tờ đang được ứng dụng những công nghệ thông minh nào? Hãy cùng VietOffice tìm hiểu trong chủ đề mới nhất này
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Hoá đơn điện tử (Electronic Billing hay E-Billing) là hình thức thanh toán hóa đơn thông qua các thiết bị điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
Doanh nghiệp có thể nhận và xuất hóa đơn bằng nhiều hình thức khác nhau: qua email, tin nhắn điện thoại hoặc các ứng dụng điện tử khác. Hoá đơn điện tử có thể được gửi bằng nhiều hình thức khác nhau, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể thực hiện thanh toán một cách vô cùng đơn giản và nhanh chóng thông qua E-Banking - Ngân hàng điện tử, ví điện tử, thẻ ngân hàng, các cổng thanh toán trực tuyến,… Thuận tiện, dễ sử dụng, tối ưu chi phí,... đây là những lợi ích rõ ràng nhất giúp nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử.
CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
Chữ ký điện tử (Electronic Signature, hoặc E-Signature) là một dạng chữ kí được số hóa, có thể tạo lập dưới dạng chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử thường được sử dụng để xác thực, xác nhận cho các giao dịch điện tử trong nhiều lĩnh vực bao gồm tài chính ngân hàng, thương mại, sản xuất,…
E-Signature ra đời dựa trên sự kết hợp giữa các thuật toán mã hóa phức tạp và các đơn vị chứng thực có thẩm quyền (CAs – Certification Authorities và TSPs – Trust Service Providers). Sự kết hợp của hai yếu tố trên đảm bảo tính hợp pháp và toàn vẹn của văn bản, mọi sửa đổi trái phép sẽ bị phát hiện và thông báo đến các bên liên quan.
Với Văn phòng không giấy tờ, chữ ký điện tử sẽ là giải pháp thay thế hoàn hảo cho chữ ký viết tay truyền thống với những ưu điểm như: Tiết kiệm thời gian; Tiết kiệm giấy tờ; Độ tin cậy & bảo mật cao; Ứng dụng cho đa ngành; Trải nghiệm tốt hơn,...
CHẤM CÔNG THÔNG MINH
Các quy trình chấm công truyền thống đang dần được thay thế bởi các giải pháp công nghệ tân tiến hơn. Chấm công ngày nay có thể thông qua các app check-in, thẻ từ, vân tay,… Đặc biệt nhất, công nghệ chấm công bằng nhận diện khuôn mặt đang trở thành xu hướng, với các lợi ích như: Nhanh, đảm bảo chính xác tuyệt tối với dữ liệu gương mặt là dữ liệu chấm công; Tăng cường an ninh bảo mật khi tự động kiểm soát ra vào trong văn phòng; Theo dõi dữ liệu chấm công, thông tin ra vào theo thời gian thực. Hiện nay, các thiết bị chấm công còn có khả năng tích hợp với hệ thống quản trị nội bộ hoặc có thể phát triển thành một phần mềm HRM tổng thể.
NHẬN DẠNG KÝ TỰ QUANG HỌC (OCR)
Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản đánh máy hoặc viết tay sang tài liệu số. Với cách thức hoạt động tương tự như một chiếc máy scan, công nghệ sẽ trích xuất văn bản từ các file hình ảnh, tài liệu cứng và chuyển đổi sang file mềm. Thêm vào đó, hiện nay công nghệ AI đã được ứng dụng vào trong OCR giúp nhận dạng, lọc thông tin cần thiết từ các loại giấy tờ tùy thân như CCCD, Giấy phép lái xe, Thẻ sinh viên/nhân viên,… OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc đánh máy văn bản, hỗ trợ phân loại và trích xuất thông tin từ email. Các doanh nghiệp còn sử dụng OCR trong công tác số hóa dữ liệu, chuyển đổi các văn bản, tài liệu cứng thành các file mềm dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và quản lý, hướng đến mô hình Văn phòng không giấy tờ hoàn chỉnh.