Các nhà thầu chính thức – là những nhà thầu được lựa chọn và niêm yết tên trong danh sách nhà thầu chính thức của SECC – có nhiệm vụ liên hệ với Ban quản lý SECC để hiểu rõ mọi thủ tục hoạt động và quy trình công việc trong khu vực của SECC. Khi có những khó khăn hay sự cố phát sinh nào phải thông báo cho SECC để cùng nhau tìm cách giải quyết.
Nhà thầu chính thức cần tuân thủ những điều khoản dưới đây:
2.1. Nhà thầu chính thức phải là một nhà thầu có tư cách pháp nhân hợp pháp theo quy định của luật pháp Việt Nam và hội đủ điều kiện để được SECC và các đối tác chấp thuận.
2.2. Nhà thầu chính thức có nghĩa vụ pháp lý về mọi vấn đề bảo hiểm theo quy định của nhà nước và chịu trách nhiệm về tất cả những rủi ro do loại dịch vụ của mình cung cấp trên mặt bằng SECC. Có nghĩa vụ cung cấp các chứng chỉ bảo hiểm ngành nghề và bảo hiểm sự vụ (nếu có và phải còn trong thời hạn sử dụng) của sự kiện mình phục vụ cho Ban quản lý SECC trước khi vào thi công.
2.3. Nhà thầu chính thức có trách nhiệm pháp lý về tất cả chi phí sửa chữa và bồi thường cho SECC nếu có bất kỳ sự tổn hại nào phát sinh từ việc sử dụng trang thiết bị của mình làm ảnh hưởng đến tổng thể hay 1 phần mặt bằng SECC.
2.4. Nhà thầu chính thức phải thực hiện sự bồi thường thiệt hại nếu và khi họ làm phương hại đến những tài sản trong sảnh triển lãm của SECC hay của các nhà tham gia triển lãm.
2.5. Nhà thầu chính thức phải đảm bảo những máy móc và thiết bị sử dụng trong phạm vi mặt bằng của SECC vẫn hoạt động tốt và đạt tiêu chuẩn an toàn lao động. Những máy móc thiết bị này phải đã được đăng ký với bộ phận bảo vệ của SECC khi đưa vào và đưa ra.
2.6. Những chi tiết cá nhân của người chịu trách nhiệm thuộc nhà thầu chính thức cần phải được cung cấp cho SECC trước ngày tiến hành công việc.
2.7. Nhân viên của nhà thầu chính thứcphải mặc đồng phục và đeo bảng tên theo quy định khi làm việc trong khu vực mặt bằng của SECC. Đồng phục phải bao gồm áo, quần, giày (giày thể thao, giày tây, giày ba-ta) và nón (nếu có).
2.8. Nhân viên của chà thầu chính thức khi làm việc không được phép hút thuốc trong khu vực sảnh triển lãm và không được làm vấy bẩn hay sử dụng các hóa chất gây ô nhiễm môi trường xung quanh.
2.9. Tất cả các loại rác thải và vật liệu thừa trong quá trình thực hiện công việc của nhà thầu chính thức phải được dọn dẹp khỏi mặt bằng sảnh triển lãm trước 4 giờ chiều (16:00 giờ) mỗi ngày (trong thời gian dàn dựng).
2.10. Nhân viên của nhà thầu chính thức phải có thái độ cư xử đúng mực, không gây mất trật tự, phiền hà và làm rối loạn trong khu vực SECC đối với các đơn vị thi công khác cũng như đơn vị tổ chức và các đơn vị tham gia triển lãm. Nếu có xảy ra tranh chấp hay bất đồng ý kiến trong quá trình làm việc phải báo cáo ngay với những người có thẩm quyền của SECC để được giải quyết (nếu vấn đề liên quan đến an ninh trật tự sẽ được bộ phận Bảo Vệ của SECC phối hợp cùng chính quyền địa phương giải quyết).
2.11. Khi vận hành những máy móc thiết bị nặng trong sảnh triển lãm của SECC, cần phải hết sức thận trọng. Những trang thiết bị trong sảnh triển lãm không được phép di dời.
Nhà thầu vận chuyển chính thức: Khi cung cấp những dịch vụ vận chuyển – nhà thầu vận chuyển chính thức – diễn ra trên mặt bằng cho các nhà tổ chức triển lãm và những nhà tham dự triển lãm, nhà thầu chính thức phải tuân thủ những quy định sau đây:
3.1. Những hàng hoá xách tay mang vào sảnh triển lãm của SECC không phải trả chi phí cho nhà thầu vận chuyển chính thức. Những hàng hóa xách tay này – không được phép quá 100kg được mang vào sảnh bằng tay của từng người một hoặc loại xe đẩy nhỏ của SECC.
3.2. Những xe ô-tô có trọng lượng lớn được dùng làm hàng hóa triển lãm sẽ không phải chịu phí vận chuyển. Ngoài ra, những hàng hóa/máy móc triển lãm khác có những bánh xe nhựa thiết kế nguyên mẫu theo máy và có catalogue đi kèm với trọng lượng không được vượt quá 500kg sẽ không tính phí và chủ hàng được phép chuyển vào sảnh triển lãm (gian hàng phải làm cam kết trong quá trình vận chuyển vào sảnh triển lãm thiết bị này không làm ảnh hưởng đến mặt sàn sảnh triển lãm và các thiết khác của sảnh triển lãm.
3.3. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về pháp lý và thủ tục hải quan cho những hàng hóa đưa vào triển lãm. Trình giấy phép hoàn tất thủ tục hải quan cho SECC.
3.4. Hàng hóa, chất liệu không được phép vận chuyển đi bằng của trước trừ trường hợp những hàng hóa xách tay nhỏ lẻ.
3.5. Đảm bảo hàng hóa vận chuyển an toàn, đúng quy định và phân phối đúng giờ cho các cuộc triển lãm.
3.6. Tổ chức, sắp xếp đầy đủ lực lượng nhân công với đội ngũ giám sát và nhân viên tại chỗ để quản lý hàng hóa triển lãm, tài liệu và cả thủ tục hải quan.
3.7. Những công ty vận chuyển khác - không phải là nhà thầu chính thức – sẽ không được phép điều hành hay làm việc trong sảnh của SECC nếu không có sự thỏa thuận trước với SECC.
3.8. Không được ký bất kỳ hợp đồng phụ nào về công việc hoặc dịch vụ của mình cho bất kỳ đại lý nhà thầu phụ, người lao động và sự thuê mướn bất kỳ cá nhân nào khác mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của SECC.
3.9. Cam kết rằng những người làm thuê; nhân viên và các đại lý của mình sẽ giữ kín tất cả Thông Tin Mật có được từ sự thực hiện hợp đồng này, và sẽ không tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào khác và chỉ cho phép nhân viên mình biết những điều cơ bản mà “họ cần phải biết”, ngoại trừ trường hợp Thông Tin Mật trở thành công khai mà không do lỗi của nhà thầu chính thức.
3.10. Phải bảo đảm tất cả trang thiết bị - máy móc và những nhân viên đều được bảo hiểm phù hợp như luật lệ yêu cầu và bao gồm cả bảo hiểm nghĩa vụ pháp lý công cộng (bảo hiểm nghĩa vụ đối với người thứ ba) và bồi thường thương tật cho những người lao động đang thi hành nhiệm vụ xảy ra tai nạn. Những loại bảo hiểm trên phải được SECC xác nhận.
3.11. Bất kỳ lúc nào, nhà thầu chính thức cũng sẽ phải tuân thủ quy định sảnh triển lãm của SECC và những thủ tục điều hành đối với công ty cung cấp dịch vụ hậu cần và quản lý vận chuyển, xếp dỡ chính thức tại mặt bằng triển lãm do SECC ban hành. nhà thầu chính thức sẽ có trách nhiệm cung cấp những dịch vụ, bao gồm cả việc giải quyết những vấn đề do việc điều hành phát sinh theo chức năng của mình, làm việc trực tiếp với những nhà tổ chức triển lãm; những nhà vận chuyển hàng hóa; những nhà tham gia triển lãm, nhà cầm quyền hoặc tất cả những bên nào có liên quan đến sự kiện hoặc cuộc triển lãm.
PHẦN 2: QUY ĐINH SỬ DỤNG MẶT BẰNG SẢNH TRIỂN LÃM ( NHÀ THẤU NGOÀI )
Nhà thầu bên ngoài là những đơn vị không nằm trong danh sách được chỉ định bởi SECC kể cả các đơn vị tham gia triển lãm tự dàn dựng có nhiệm vụ liên hệ với nhân viên Phòng Kinh Doanh của Bên A để nắm rõ các thủ tục hoạt động và công việc trong khu vực của Bên A. Khi có vấn đề khó khăn, phải thông báo cho Bên A, để cùng nhau tìm cách giải quyết cho phù hợp.
Trước khi được phép vào trong khu vực nhà triển lãm, các Nhà thầu bên ngoài phải có đầy đủ năng lực thực hiện công việc và chấp hành các quy định sau:
2.1. Tên của tất cả công nhân và người phụ trách thuộc quyền giám sát của Nhà thầu bên ngoài phải được cung cấp cho Bên A bảy ngày trước ngày đầu tiên của Thời hạn thuê.
2.2. Tất cả công nhân người nước ngoài phải có giấy phép lao động hợp lệ theo luật pháp Việt Nam.
2.3. Các công nhân thuộc quyền sử dụng của Nhà thầu phải được cấp thẻ đeo trước ngày đầu tiên của Thời hạn thuê. Thẻ này do Bên A cấp và có giá trị trong Thời hạn thuê. Bên A sẽ thu lệ phí dịch vu cho việc dàn dựng () là 120.000 đồng / m2 và phí cấp thẻ đeo cho công nhân được phép ra vào Mặt bằng trong suốt Thời hạn thuê, phí cấp thẻ là 110.000 đồng / thẻ
2.4. Khoản tiền ký quỹ đảm bảo thực hiện đúng công việc theo quy định của nhà triển lãm là 1.100.000 đồng /m2(một triệu một trăm ngàn đồng /m2) đóng cho Bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong vòng bảy ngày trước ngày đầu tiên của Thời hạn thuê. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả, không tính lãi và sau khi đã khấu trừ các khoản theo quy định nếu có, khi Nhà thầu đã hoàn thành công việc của mình.
2.5. Nhân viên của Nhà thầu phải mặc đồng phục của đơn vị thi công và đeo bảng tên theo quy định khi làm việc trong khu vực mặt bằng của SECC. Đồng phục phải bao gồm áo, quần, giày (giày thể thao, giày tây, giày ba-ta) và nón (nếu có).
2.6. Tất cả Nhà thầu phải có trách nhiệm pháp lý về bảo hiểm đối với tất cả tai nạn rủi ro trong Mặt bằng, cho tất cả gian hàng và các dịch vụ khác diễn ra trong Mặt bằng trong suốt Thời hạn thuê.
2.7. Phí dịch vu sẽ theo giá quy định của Bên A tùy theo loại hình dịch vụ thực hiện. Việc thanh toán bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, sau khi ngân hàng của Bên A đã nhận đầy đủ các khoản thanh toán thì Nhà thầu mới được vào Mặt bằng để thi công.
2.8. Phí nối điện sẽ được thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt trước ngày khai mạc sự kiện.
2.9. Khi có yêu cầu làm việc thêm giờ, Nhà thầu bên ngoài phải đăng ký với Bên A vào khoảng từ 16h tới 17h theo mức phí quy định của SECC.
2.10. Vào ngày đầu tiên của thời gian tháo dỡ, toàn bộ rác phải được xử lý và dọn ra khỏi Mặt bằng trước 17h cùng ngày. Nếu quá thời gian trên sẽ được tính làm ngoài giờ trừ khi đã thỏa thuận trước bằng văn bản với Bên A.
Bên A có quyền từ chối không cho bất kỳ Nhà thầu nào vào Mặt bằng nếu các điều kiện sau đây không được tuân theo:
3.1. Công việc xây dựng, dàn dựng thực tế không đúng với bản vẽ đã được Bên A thông qua trừ trường hợp đã thỏa thuận trước bằng văn bản với Bên A về sự thay đổi này.
3.2. Những sản phẩm triển lãm và việc dàn dựng trang trí các gian hàng đặc biệt phải được thi công chính bên ngoài Mặt bằng và chỉ được mang vào Mặt bằng để lắp ráp hoàn chỉnh. Những công việc thi công chính hay những công việc nguy hiểm bao gồm không giới hạn như cưa cắt máy, hàn xì, hàn điện, sơn phun và những công việc với ngọn lửa trần… hoàn toàn bị nghiêm cấm trong Mặt bằng.
3.3. Các nhà thầu phải đảm bảo công việc xây dựng được duy trì ở cấu trúc chấp nhận được và theo tiêu chuẩn an toàn phòng chống cháy nổ.
3.4. Các sản phẩm thuộc các đơn vị tham gia triển lãm không liên quan đến công việc dàn dựng không được đặt ở các gian hàng khác.
3.5. Nhà thầu phải thực hiện ngay việc bồi thường nếu làm thiệt hại cho Bên A và các bên thứ ba.
3.6. Nhà thầu và nhân viên thuộc quyền sử dụng của Nhà thầu không được hút thuốc trong sảnh triển lãm và không được làm hư hỏng bất cứ phần nào thuộc Bên A.
3.7. Nhà thầu và nhân viên thuộc quyền sử dụng của các nhà thầu không được cư xử làm mất trật tự, gây phiền hà trong khu vực Bên A.
3.8. Những sản phẩm trưng bày triển lãm và các dụng cụ đặc biệt, nếu có, cần phải đăng ký với bảo vệ và được kiểm tra lúc mang vào và mang ra. (vận chuyển).
PHẦN 3: THI CÔNG & TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT
1. Toàn bộ nhân viên thi công – làm việc trong khu vực tòa nhà SECC phải đeo thẻ trước ngực, đi giày đế cứng hoặc giày có quai hậu, đội nón bảo hộ, mặc đồng phục của đơn vị thi công hoặc phải có y trang chỉnh tề.
2. Không hút thuốc trong sảnh triển lãm.
3. Các loại chất dễ cháy như: gas đốt, xăng, dầu, cồn, ethanol, xăng công nghiệp, xăng thơm. Các loại khí cháy: khí hydro, khí oxy, khí axetylen, các loại khí độc như: clor, amoniac đều không được mang vào sảnh triển lãm.
4. Không được đem các loại máy móc thiết bị sinh nhiệt hoặc bắn tia lửa trần hoặc tạo tiếng ồn, như: máy hàn; cưa máy; cưa máy cầm tay; máy cắt; máy mài; lỏng … vào tòa nhà để thi công.
5. Nhân viên Kỹ thuật SECC sẽ kiểm tra và chấp thuận cho những thiết bị áp lực (máy nén khí, bình khí nén …) khi có nhu cầu thực sự phải đưa vào sảnh triển lãm để vận hành khi có Giấy kiểm định còn hiệu lực của Trung tâm kiểm định và có giấy chứng nhận chất lượng khí bên trong chai của nhà cung cấp.
6. Không được sử dụng các loại keo: 502, Dog,... các loại băng keo dán để dán lên tường hay xuống nền sảnh triển lãm. Các loại băng keo vải (một mặt – hai mặt) được phép sử dụng (nhưng cần tham khảo mẫu trước tại phòng Kinh Doanh).
7. Không được khoan, cắt, đóng đinh vào tường, nền, vách ngăn của tòa nhà triển lãm.
8. Không được phép cắt hoặc mài bắt kỳ vật liệu gì phát sinh tia lửa bên trong sảnh triển lãm.
9. Không được đổ nước, sơn hay bất kỳ loại chất lỏng nào xuống nền nhà và mương kỹ thuật.
10. Các đơn vị thi công khi sử dụng giàn giáo phải có bánh xe (có khóa) để thuận tiện di chuyển và an toàn, tránh việc để trực tiếp chân sắt lên sàn nhà. Ngoài ra, dễ dàng di chuyển nhanh chóng giải tỏa ùn tắc trong quá trình thi công.
11. Tất cả vật liệu dàn dựng gian hàng phải được thi công thô trước bên ngoài sảnh triển lãm. Công đọan hòan chỉnh thêm như: cưa tay; cắt tay; chà nhám; trét bột; lăn sơn nước hay sơn dầu đều bắt buộc phải lót và chen chắn nền nhà – tường và các vách ngăn tại nơi thi công.
12. Để hạn chế tối đa việc gây bụi ảnh hưởng môi trường và sức khỏe của mọi người, trong quá trình thi công, khi cần chà nhám gỗ, bột trét, các đơn vị thi công không được sử dụng giấy nhám chà tay mà phải sử dụng máy chà nhám có chức năng hút bụi. Khi có sử dụng cưa, cắt gỗ phải trang bị máy hút bụi kèm theo.
13. Các đơn vị thi công hạn chế sử dụng thạch cao vì khi tháo dỡ sẽ thành chất thải rắn gây tác động đến môi trường và khó cho công tác thu dọn vệ sinh. Nếu đơn vị nào sử dụng thạch cao phải đảm bảo thu dọn hết sau khi tháo dỡ, SECC sẽ áp dụng chế tài đối với đơn vị nào vi phạm, mức phạt tương đương với vi phạm như làm đổ hóa chất xuống sàn (sơn, nhớt, dung môi …).
14. Tất cả vật tư và thiết bị thi công gian hàng không để dựa tường, vách ngăn, hoặc gần cửa ra – vào và gần bình chữa cháy của nhà triển lãm.
15. Tất cả thiết bị có đế cứng phải có biện pháp bảo vệ nền, như lót bằng cao su hay vật liệu mềm trước khi đặt xuống nền nhà.
16. Không được vận chuyển hàng hóa bằng các loại xe nâng, xe kéo, xe tự chế vào trong sảnh triển lãm ngoại trừ các đơn vị là nhà thầu chính thức về vận chuyển.
17. Các nhà thầu thi công phải có thông tin người quản lý ngay tại gian hàng để tiện việc liên lạc khi cần thiết.
18. Đối với qui định thi công điện trong sãnh triển lãm:
18.1. Các đơn vị không được tự ý lắp đặt các thiết bị điện và không được phép sử dụng máy phát điện riêng.
18.2. Kết nối điện cho đèn: Các đơn vị phải tự đấu nối từ điểm nguồn của SECC cung cấp đến đèn của mình (đèn tại gian hàng, điểm nguồn sẽ được cung cấp đến các vị trí trong gian hàng; đèn tại khung treo, điểm nguồn sẽ được cung cấp tới sàn sảnh triển lãm).
18.3. Mỗi ổ cắm hay nguồn điện cho máy móc chỉ sử dụng cho 01 máy móc hoặc thiết bị, vật dụng. Một kết nối điện cho đèn chỉ sử dụng cho 01 bóng đèn. Không được sử dụng quá mức quy định để tránh nguy hiểm do quá tải. Trong trường hợp SECC phát hiện sai phạm về việc sử dụng nguồn điện không đúng với mục đích sử dụng đã được quy định, đơn vị sẽ phải trả thêm phí nguồn điện dựa trên việc sử dụng thực tế.
18.4. Các đơn vị phải gửi cho SECC duyệt bảng sơ đồ thiết kế điện của gian hàng trước 15 ngày (trước ngày dàn dựng đầu tiên). SECC có quyền từ chối không cho phép đơn vị vào SECC thi công, nếu thiết kế sơ đồ điện không an toàn và không đạt chuẩn. Sơ đồ thiết kế điện của gian hàng phải là bảng vẽ single line, chi tiết, có đóng dấu mộc đỏ của đơn vị thi công, chịu trách nhiệm.
18.5. Dây điện sử dụng tại gian hàng, có điện áp từ 220v trở lên phải sử dụng dây có tiết diện chịu tải đủ và phải là lọai dây có bọc hai lớp vỏ và chỉ sử dụng trong phạm vi gian hàng, không được băng qua đường đi chung. Sử dụng phích cắm điện khi cần đấu nối vào ổ cắm. Nếu sử dụng dây 1 lớp vỏ bọc thì dây phải được luồn trong ống cách điện.
19. Hệ thống điện:
19.1. Trong sảnh triển lãm A, được bố trí 8 tủ điện – 3 pha, mỗi tủ có công suất 200A.
19.2. Khu vực triển lãm ngoài trời (bãi xe tạm), được bố trí một trạm điện 2.000KVA và 8 tủ điện – 3 pha.
20. Khi có nhu cầu sử dụng nước trong hall A1 và hall A2, ADSL, điện thọai, fax phải gửi yêu cầu trước 05 ngày và phải cung cấp sơ đồ vị trí lắp đặt.
20.1. Ống cung cấp nước có van khóa và đầu răng ngoài có Ø21.
20.2. Ống thoát nước thải có đường kính trong Ø 34.
Ghi chú: Đối với các khu vực khác ngoài sảnh triển lãm việc cung cấp nước, ADSL, điện thoại fax phải khảo sát trước khi thi công.
Tổng áp lực nguồn nước cung cấp cho các gian hàng từ 2,5 bar đến 5 bar. Nhiệt độ nước thải của các gian hàng không được vượt quá 600C.
21. Tiêu chuẩn thiết kế độ mát lạnh bên trong sảnh tiển lãm A là 250 – 270C.
22. Tiêu chuẩn thiết kế gian hàng:
22.1. Giữa hai dãy gian hàng (theo yêu cầu phòng cháy chữa cháy của Sở Cảnh sát PCCC TP.HCM), lối đi phải thiết kế tối thiểu là 03m.
22.2. Từ cửa Đông – Tây và từ cửa Nam – Bắc, lối đi chính này tối thiểu là 03m.
22.3. Khi thiết kế các khu vực gian hàng không được che chắn các thiết bị PCCC, lối thoát hiểm.
22.4. Hệ thống gian tiêu chuẩn (gần vách tường) phải cách tường 1m.
23. Đối với gian hàng tiêu chuẩn: quy cách 3m x 3m; chiều cao tối đa 2,5m; chất liệu dàn dựng khung nhôm (octagon).
24. Đối với gian hàng nâng cấp: quy cách, chiều cao, chất liệu sử dụng trong giàn dựng gian hàng giống gian hàng tiêu chuẩn và có phần trang trí thêm (banner).
25. Đối với gian hàng đặc biệt: Không hạn chế về kích thước và chất liệu giàn dựng. Các gian hàng đặc biệt có vị trí gần vách tường thì phải cách váng tường tối thiểu là 2m và chiều cao tối đa là 5m. Các gian hàng nằm ở các vị trí khác có thể có chiều cao tối đa là 8m.
26. Cấu kiện trang trí muốn treo từ đà của mái sảnh triển lãm thả xuống (như hộp đèn, khung sắt trang trí, ... ):
26.1. Nếu trọng lượng không vượt 100kg thì được treo bằng cáp và gian hàng phải nâng cấu kiện đến vị trí cần treo.
26.2. Nếu trọng lượng vượt quá 100kg thì phải treo bằng ba lăng. Trọng lượng mỗi vị trí treo ba lăng không vượt quá 200 kg. Khách hàng phải cung cấp bản vẽ có vị trí, kích thước và trọng lượng của vật treo để xác định số lượng điểm treo.
Quy định trên được SECC ban hành. Yêu cầu các đối tác có liên quan thực hiện theo đúng các quy định trên với tinh thần hợp tác, tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau.
Quy định này phải được phổ biến đến từng cá nhân tham gia thi công trong khu vực tòa nhà triển lãm SECC. Nếu vi phạm một trong các điều khỏan trên, các bộ phận chức năng của SECC phối hợp với Ban Tổ chức lập Biên bản và chế tài theo chính sách của SECC.